Arkusze kalkulacyjne — formuły, które oszczędzają czas
Arkusz kalkulacyjny to najbardziej niedoceniane narzędzie biurowe: wpisujesz liczby raz, a cała reszta — sumy, średnie, ostrzeżenia — przelicza się sama. Zobacz, jak to działa.
Komórki i zakresy — alfabet arkusza
Arkusz kalkulacyjny to siatka: kolumny oznaczone literami (A, B, C…)
i wiersze oznaczone liczbami (1, 2, 3…). Na ich przecięciu leży
komórka, a jej adres to litera kolumny i numer wiersza — np. B2.
Kilka sąsiednich komórek to zakres, zapisywany dwukropkiem:
B2:B10 oznacza wszystkie komórki od B2 do B10.
W komórce możesz umieścić tekst, liczbę, datę albo formułę. Formuła
zawsze zaczyna się od znaku równości: =B2+B3 doda zawartość dwóch komórek.
Kluczowa zasada brzmi: wpisuj formuły, nie wyniki. Gdy wpiszesz ręcznie
policzoną sumę „2400", arkusz nie będzie wiedział, skąd się wzięła. Gdy wpiszesz formułę,
każda zmiana danych od razu przeliczy wynik.
Wszystkie przykłady z tej lekcji zadziałają tak samo w Arkuszach Google, Microsoft Excelu i darmowym LibreOffice Calc — nazwy funkcji i składnia są tu niemal identyczne.
SUMA — najważniejsza funkcja świata
Zamiast dodawać komórki pojedynczo, użyj funkcji SUMA:
=SUMA(B2:B10) doda wszystkie wartości z zakresu. Wpisujesz raz, a arkusz
dolicza każdą nową pozycję. Większość programów ma też przycisk autosumowania
(symbol Σ na pasku narzędzi): zaznaczasz kolumnę liczb, klikasz Σ i gotowe.
ŚREDNIA — przeciętna bez kalkulatora
Funkcja =ŚREDNIA(B2:B10) zwraca średnią arytmetyczną zakresu. Przydaje się
do średnich wydatków miesięcznych, średniej ocen czy średniego zużycia paliwa. Pustych
komórek nie wlicza do obliczeń — to wygodne, gdy lista wciąż rośnie.
JEŻELI — arkusz podejmuje decyzję
Funkcja JEŻELI przyjmuje trzy elementy oddzielone średnikami:
warunek, wartość gdy warunek jest spełniony i wartość gdy nie jest. Przykład:
=JEŻELI(C2>B2; "Przekroczono budżet"; "W normie")
Gdy kwota wydana (C2) przewyższy plan (B2), komórka sama wyświetli ostrzeżenie.
Dwie praktyczne uwagi: w polskich ustawieniach argumenty oddziela się zwykle
średnikiem, a tekst w formule zawsze umieszczamy w cudzysłowach.
Jeśli program masz w wersji angielskiej, te same funkcje to SUM,
AVERAGE i IF.
| Funkcja (PL) | Wersja angielska | Co robi |
|---|---|---|
SUMA | SUM | Dodaje wszystkie liczby z zakresu |
ŚREDNIA | AVERAGE | Liczy średnią arytmetyczną |
JEŻELI | IF | Zwraca różne wartości zależnie od warunku |
Kopiowanie formuł — jedna formuła obsługuje całą kolumnę
Formułę wpisujesz raz, a potem kopiujesz w dół (przeciągając mały kwadracik w rogu komórki). Arkusz automatycznie przesuwa adresy: formuła z wiersza 2 w wierszu 3 obliczy się już dla danych z wiersza 3. Dzięki temu tabela z pięcioma czy pięćdziesięcioma wierszami wymaga tyle samo pracy.
- W komórkach A1:A5 wpisz kategorie: Mieszkanie, Jedzenie, Transport, Rozrywka, Inne.
- W kolumnie B wpisz kwoty planowane (np. 1500, 900, 300, 200, 100), a w kolumnie C — kwoty faktycznie wydane.
- W B6 wpisz
=SUMA(B1:B5)i skopiuj formułę do C6. - W D1 wpisz
=JEŻELI(C1>B1; "Przekroczono"; "OK")i skopiuj ją w dół do D5. - Zmień dowolną kwotę i zobacz, jak suma i ostrzeżenia przeliczają się same.